Разработка оптимального сценария работы в Битрикс24 по направлению "Лабораторное оборудование".
Оптимизация карточки лида, контакта, сделки, воронки продаж в соответствии с задачами по автоматизации процессов.
Разработка и внедрение автоматизации рутинных процессов (e-mail, напоминания, постановка задач) на протяжении всех этапов сделки.
При переходе сделки на стадию - система присылает менеджеру уведомление с памяткой, как правильно вносить информацию в поля сделки.
Особенно актуально уведомление для новых сотрудников. Менеджерам "со стажем", данная информация не мешает.
Аналогично предыдущей стадии, при переходе сделки на стадию "КП отправлено"- система присылает менеджеру уведомление с памяткой о действиях на данном этапе.
Кроме того, ответственному по сделке, сразу, при переходе на данный этап, назначается дело "Перезвонить клиенту "Убедиться, что КП получено"
Если более суток сделка зависла на стадии, клиент не перезвонил и не ответил, то система автоматически высылает на e-mail письмо:
"Добрый день, Имя Отчество!
Ранее, в ответ на запрос, Вам было отправлено коммерческое предложение.
Требуется ли вам какая дополнительная информация?
Актуален ли ваш запрос?
Подготовить для вас счет по вашему запросу?" С уважением, ...
И если более 3 рабочих дней клиент не реагирует на КП ( то есть сделка зависла на данной стадии) , система планирует менеджеру дело "Перезвонить клиенту "Выяснить причину. Попытаться довести клиента до выставления счета."
Автоматический переход на следующую стадию "ПЕРЕГОВОРЫ по КП", если клиент отреагировал на сделку (отправил в ответ e-mail или перезвонил*)
* реакция на звонок от клиента работает только в случае интеграции CRM c телефонией
И снова система писылает уведомление с нужными действиями по сделке на стадии "Переговоры".
Если сделка зависла на данном этапе более 3-х рабочих дней, то система планирует менеджеру дело ""Перезвонить клиенту "Выяснить причину. Попытаться довести клиента до выставления счета."
На данном этапе, система ставит задачу ответственному по сделке, проконтролировать оплату от клиента и в случае поступления денежных средств, приложить копию платежки, заполнить обязательные поля в сделке (номер и дату счета и приложить в сделку сканированную копию счета).
Как только заполнены необходимые поля и в поле сделки "Подтверждение оплаты (платежка)" появляется файл, система сама закрывает задачу и сделка автоматически переходит на стадию "В оплате"
Если сделка зависла на данном этапе более 3-х рабочих дней, то система планирует менеджеру дело ""Перезвонить клиенту "Выяснить причину. Почему не платят по счету."
При переходе сделки на стадию - система высылает клиенту письмо с просьбой уточнить детали по отгрузке, подставляя в письмо поля из сделки: имя, отчество клиента, номер и дата счета, данные ответственного лица по сделке.
На основании полученных от клиента данных, система просит в задаче ответственное лицо заполнить необходимые поля по сделке: информация о ТК, Груз получает, Груз оплачивает, Отгрузка частично/полностью/под заказ
Все обязательные поля используются в дальнейшем другими отделами при организации отгрузки.
При закрытии задачи ответственным лицом, сделка автоматически переходит на стадии в зависимости от вида отгрузки:
- Отгрузка "частично" или "полностью" -> сделка переходит на этап "Оплата произведена"
- Отгрузка "под заказ" -> сделка переходит на стадию "Заказ открыт"
На данном этапе, CRM помогает ответственному подготовить документы по реализации.
Если отгрузка частичная, то задача "Подготовить отгрузочные документы (ТОРГ-12 ,УПД)" сначала ставится менеджеру. Он редактирует задачу, уточняя для отдела бухгалтерии "что конкретно отгружается по счету" и далее делегирует задачу сотруднику бухгалтерии.
Если отгрузка полностью, то задача по подготовке документов поступает в бухгалтерию автоматически.
Как только задача по подготовке документов закрывается (а это значит, что в поля сделки прикрепили файлы Отгрузочные документы (ТОРГ-12 ,УПД) - сделка автоматически переходит на стадию "Заказ собирается"
Также на этой стадии система отправляет информационное письмо клиенту:
Добрый день, Имя Отчество!
Сообщаю Вам, что оплата по счету №1 от 17.06.2020 поступила.
Ваш заказ собирается. По факту отгрузки, дополнительно сообщу номер накладной для отслеживания груза.
С уважением,...
При переходе сделки на стадию "Заказ собирается" - система ставит задачу кладовщику "Собрать и отгрузить товар по сделке..." согласно ТОРГ-12, который приложен к задаче.
Задача содержит чек-лист из нескольких подзадач:
1.Распечатать ТОРГ-12 (смотри приложение к задаче) и подписать у руководителя
2.Собрать заказ по накладной ТОРГ-12
3.Написать информацию на коробке груза: БизнесАП тестовая, до терминала, Нижний Новгород
4.Сдать груз водителю для доставки в ТК
По мере выполнения подзадач, кладовщик отмечает выполненные - соответственно менеджер видит, на какой стадии идет сборка заказа.
Когда кладовщик закрывает задачу, то сделка переходит автоматически на стадию "Заказ на отгрузке".
Если сделка задерживается более 1 рабочего дня, то руководителю поступает Уведомление по сделке о задержке отгрузки.
При переходе сделки на данную стадию CRM ставит задачу кладовщику - по факту отгрузки заказа, приложить в комментарии к задаче копию накладной ТК и закрыть задачу.
Далее ответственному лицу по сделке приходит уведомление "о закрытии задачи кладовщиком", после чего, менеджер прикрепляет в поле сделки "Накладная ТК для отслеживания груза" копию накладной из ТК и закрывает задачу!
Далее, сделка автоматически переходит на стадию "Заказ отгружен частично" или "Заказ отгружен полностью", в зависимости от вида отгрузки.
При переходе сделки на стадию "Заказ отгружен частично" - CRM автоматически отправляет письмо клиенту о частичной отгрузке товара, с вложением копии накладной от ТК (для отслеживания груза), а также УПД.
Далее, после отправки письма клиенту, система перенаправляет сделку на стадию "Зака" и меняет вид отгрузки сделки на "окончательная отгрузка".
При переходе сделки на стадию "Заказ отгружен полностью" - CRM автоматически отправляет письмо клиенту о полной отгрузке товара, с вложением копии накладной от ТК (для отслеживания груза), а также УПД для ее дальнейшего подписания клиентом.
— Бесплатные Сайты и CRM. Создать сайт